Lifefax Fax server คืออะไร
แฟกซ์ถือว่าเป็น อุปกรณ์ที่จำเป็นในสำนักงาน แต่ในขณะเดียวกันก็ก่อให้เกิดปริมาณการใช้กระดาษจำนวนมากด้วยเช่นกัน ในหลายบริษัท เมื่อต้องการส่งข้อมูลที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์จำเป็นจะต้องสั่งพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์ก่อนจากนั้นจึงจะนำเอกสารนี้ไปส่งแฟกซ์ จะเห็นว่าเอกสารที่พิมพ์ออกมานี้มีการใช้งาน
เพียงครั้งเดียว และเมื่อมีจำนวนมากขึ้น ก็ก่อให้เกิดการสิ้นเปลืองเป็นจำนวนมาก บริษัทชอปปิ้งพีซี จึงได้พัฒนา
ระบบแฟกซ์อัตโนมัติ หรือแฟกซ์เซิร์ฟเวอร์ในชื่อ Lifefax Enterprise IP Faxserver ขึ้น เพื่อลดความสิ้นเปลืองในการใช้กระดาษในสำนักงานลง และยังช่วยให้การทำงานเกี่ยวกับแฟกซ์ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสะดวกรวดเร็ว |
Lifefax Fax Server คือ ระบบรับ-ส่ง Fax แล้วแปลงเป็นเอกสารให้อยู่ในรูป Electronic หรือที่เรียกกันว่า Soft File จากนั้นก็กระจาย Soft File นั้นๆให้กับผู้ใช้งานตามที่ได้ตั้งค่าเอาไว้ในระบบ |
 |
| ระบบ Lifefax Fax Server ถือว่าเป็นระบบที่สามารถช่วยสิ่งแวดล้อมได้ คือ ลดการบริโภคกระดาษลง เพราะการทำงานของระบบ เอกสาร Faxที่เข้ามาทุกๆฉบับจะไม่ได้ถูกพิมพ์ออกเป็นกระดาษทั้นที จะรอจนกว่าจะมีการสั่งพิมพ์จากผู้ใช้งานเท่านั้น |
ข้อดีของการเป็น Soft File คือ User สามารถเลือกได้ว่าจะพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษเฉพาะเอกสารที่เป็นสาระสำคัญ
หรือที่ต้องมีการเซ็นกำกับเท่านั้น ทำให้ลดการสิ้นเปลืองการใช้กระดาษ นั่นก็หมายถึงลดการตัดต้นไม้ ทำลายป่าได้
บางส่วนไม่มากก็น้อย ถ้าบริษัทไม่กี่บริษัทใช้อาจจะดูไม่ช่วยเท่าไหร่ แต่ลองนึกดูถ้าทุกบริษัทใช้ระบบ Fax Server
กันหมด จะลดการใช้กระดาษได้อย่างมหาศาล
|
ข้อดีต่อมา Life fax ช่วยท่านประหยัดต้นทุนในด้านอื่นๆ อีกเช่น ไม่ต้องซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์มาทำหน้าที่เป็นเครื่องเซิร์ฟเวอร์ เมื่อไม่มีเซิร์ฟเวอร์ ก็ไม่ต้องเสียค่า License Windows, License Software ตัวอื่นๆ และการไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นหมายถึง การบริโภคไฟฟ้าก็จะลดลง ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่าไฟได้มากทีเดียว
|
ระบบLifefax Fax Server ทำงานรับและส่งเอกสาร Fax ที่แตกต่างจากเครื่อง Fax ทั่วๆ ไป คือ
1. ในกรณีรับเอกสาร Fax ที่มีคนส่งเข้ามา และเก็บไว้ในรูปแบบ Electronic ยังไม่พิมพ์ออกมา และทำการส่งต่อให้กับผู้รับผิดชอบโดยสามารถส่งต่อไปในรูปแบบ Email หรือไปเก็บในระบบ(Folder)ไว้ให้ผู้รับผิดชอบเข้ามาเปิดดูได้เอง
2. ในกรณีส่งเอกสาร Fax ออกไปให้คนอื่น โดยที่เอกสารที่จะส่งนั้นอาจจะอยู่ในรูปแบบกระดาษ หรือ เป็น Soft File อยู่บนเครื่องComputer ก็ได้ ที่สำคัญคือผู้ใช้สามารถส่ง Fax ได้จากที่ใดก็ได้ ไม่จำเป็นต้องอยู่ที่หน้าเครื่องFax ที่จะส่ง
|
| จะแตกต่างจากเครื่อง Fax ที่เราใช้ๆ กันอยู่คือ รับเอกสาร Fax ออกมาเป็นกระดาษ Fax แล้วต้องไป Copy ไว้เพราะเดี๋ยวกระดาษ Fax ต้นฉบับมันจะค่อยๆ จาง (กรณีใช้เครื่อง Fax รุ่นที่เป็นCarbon) และกรณีจะส่ง ผู้ส่งก็ต้องมีเอกสารที่เป็นกระดาษที่จะส่ง และต้องมายืนต่อสายที่หน้าเครื่อง Fax และก็รอ รอ ว่ามันจะส่งสำเร็จหรือไม่ และถ้าในกรณีเกิดในขณะนั้นมีผู้ใช้งานหลายๆท่านต้องการส่งแฟกซ์พร้อมกัน ก็ต้องมายืนรอคิว ซึ่งทำให้เสียเวลามากๆ เวลาทำงานก็จะหมดไปกับการต่อคิวเพื่อรอส่งแฟกว์เพียงฉบับเดียว |
และข้อได้เปรียบของLifefax Fax Server คือ
1. ทุกอย่างจบภายในเครื่องเดียว มีระบบการทำงานที่ครบครัน เสถียร และมีประสิทธิภาพฯลฯ ไม่ใช่เป็นเครื่อง Fax ที่เราใช้กันอยู่ทั่วๆ ไป ซึ่งนั่นเรียกว่า Fax Machine
2. มันมีระบบจัดเก็บเอกสาร Fax ไว้ในตัว เพื่อสำหรับจัดเก็บไว้เป็นประวัติการรับส่งเพื่อสำหรับส่งใหม่อีกครั้ง หรือเป็นเอกสารอ้างอิงได้ในภายหลังได้ เหมือนกับที่เราทำการรับส่ง Email ก็จะมีประวัติเก็บไว้ว่าเราส่งให้ใคร เนื้อหาเป็นอย่างไร เป็นต้น
|
| แต่หลักการที่สำคัญของ Lifefax Fax Server คือ |
| 1. การรับเอกสาร Fax จะไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษอีกต่อไป ไม่ต้องกลัวกระดาษ Fax หมด ระบบจะรับเอกสารและเก็บเป็น Soft File ในตัวเครื่องหรือส่งไปให้กับผู้ใช้โดยทางผ่านทาง Email โดยที่ผู้ที่ได้รับเอกสาร Fax สามารถดูได้ว่าเอกสารชิ้นนี้ จะต้องพิมพ์หรือไม่ จะได้ไม่ต้องเปลืองกระดาษพิมพ์ทุกครั้ง และเนื่องจากเป็น Soft File นั่นหมายความว่าผู้รับ สามารถส่งเอกสารต่อไปให้กับผู้อื่นที่เกี่ยวข้องได้ทันที โดยไม่ต้องไปทำสำเนาเหมือนเดิม
|
2. ในการส่งออก ถ้าเป็นเอกสารที่อยู่ในรูปของ Soft File ผู้ส่งก็ไม่จำเป็นต้องสั่งพิมพ์เป็นกระดาษออกมาให้เปลือง แต่สามารถสั่ง Print to Fax ได้จากหน้าจอ Computer ของตนเองได้ทันที โดยไม่ต้องลุกออกจากโต๊ะ และไม่ต้องมาต่อคิวเพื่อรอส่ง Fax ที่เครื่องส่งเอกสาร ระบบจะเป็นตัวจัดคิวในการส่งให้เองอัตโนมัติ เป็นการลดการเสียเวลาการทำงานได้อย่างดีสำหรับองค์กรที่ต้องมีการรับส่งเอกสารบ่อยๆ พนักงานจะได้มีเวลาไปทำอย่างอื่นที่สำคัญมากกว่าไปรอส่ง Fax
|
3. ลดการใช้กระดาษ เพราะทุกเอกสารสามารถเก็บไว้ในรูปแบบของ Soft File หรือ Electronic File ได้ที่สำคัญไม่เปลื่อยไม่ยุ่ย ไม่หาย ไม่ไหม้ |
| 4. ทุกอย่างจบภายในเครื่องเดียว สามารถลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับแฟกซ์ได้มากกว่า 60 เปอร์เซ็นต์ |
| 5 สามารถใช้งานได้ทุกที่ที่มีอินเตอร์เน็ต ไม่ว่าจะรับ จะส่ง เปรียบเสมือนคุณมีเครื่องแฟกซ์ติดตามตัว |
6. หมดปัญหาเรื่องไวรัส เพราะระบบเขียนด้วยลินุกซ์
 |
| 7. ดูแลง่าย ระบบเสถียรไม่มีปัญหา รองรับงานปริมาณมากๆ เอกสารไม่สูญหาย เอกสารที่ส่งหรือรับ หมดปัญหาเรื่องความไม่คมชัด หรือเป็นรอยดำ ขีดข่วนต่างๆ |
| 8. สามารถระบุผู้รับแฟกซ์ได้ ทำให้ข้อมูลแฟกซ์มีความปลอดภัย และมีความเป็นส่วนตัวสูง และ มีสำเนาของเอกสารแฟกซ์เข้า-ออก ทุกฉบับอยู่ภายในเครื่อง ไม่สูญหาย สามารถตั้งเก็บบน Pc ได้ |
| 9. ทำให้คอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง เสมือนมีเครื่องแฟกซ์ประจำตัวไม่ต้องเดินไปส่งที่เครื่องแฟกซ์ และสามารถส่งได้ที่ละหลายๆเบอร์(Broad Cast) และกำหนดช่วงเวลาส่งได้ |
10. บนมือถือคุณก็มีแฟกซ์ได้ สะดวกง่าย แค่ปลายนิ้วมือ
 |
| 11. มีระบบเก็บ Log ทุกขั้นตอนการทำงาน ไม่ว่า รับ-ส่ง เข้าจัดการ ปรับเปลี่ยนแก้ไขค่าคอนฟิกต่างๆ |
| 12. สินค้าแฟกซ์ทุกรุ่นมี Storage ที่มาก จึงทำให้รองรับปริมาณงานมากๆได้สบายๆ และเสถียร |
| |
