 |
| คือ การรับแฟกซ์ผ่านทางโฟล์เดอร์ มีหลักการทำงานง่ายๆดังนี้ครับ |
| 1. ลูกค้ากดเบอร์ เพื่อส่งเอกสารแฟกซ์เข้ามาที่บริษัทของเรา |
2. ระบบจะตรวจสอบว่ามี โฟล์เดอรใดถูกตั้งค่าให้จัดเก็บไฟล์เอกสารแฟกซ์หรือไม่ ถ้ามีก็จะทำการโยนไฟล์นั้นๆเข้าไปจัดเก็บไว้
- วิธีแชร์โฟล์เดอร์ |
| 3. ผู้ใช้งานสามารถเข้าไปดูแฟกซ์ได้จากโฟล์เดอร์ได้โดยตรงจากเครื่องของตัวเองผ่านระบบNetwork |
| การตั้งค่าระบบ |
 |
1. Login ด้วย admin ไปที่เมนู Management>> Manage User เลือกตั้งค่าส่วนของ Fax2Folder ด้านขวามือสุด
2. ตั้งค่าต่างๆให้ครบ **ควรทำการแชร์Folderให้เรียบร้อยก่อนมาตั้งค่า
- Share Name: ชื่อ Folder หลักที่แชร์
- Sub Directory: ถ้ามี Folder ย่อยภายใน Folder หลักก็ใส่ไป
- Shared Host IP:ไอพีเครื่องที่แชร์ Folder
- Shared Account: Account ที่มีสิทธิใช้งาน (ถ้าเปิด Every One ก็ไม่ต้องใส่)
- Shared Password: รหัสผ่าน
- Format: นามสกุลไฟล์ที่ต้องการ มีให้เลือก tif, pdf
- IncomingFax2Folder:
ทำเครื่องหมายถูก
จากนั้นลองกดปุ่ม Fax2folder Test ถ้าหากตั้งค่าทุกอย่างถูกต้อง จะมีข้อความแจ้งด้านล่าง และใน Folder ที่แชร์จะมีไฟล์เอกสารแฟกซ์ 1 ฉบับ
|
|
4. การระบุผู้รับแฟกซ์ สามารถกำหนดได้ 3 วิธีคือ
| 4.1 การระบบผู้รับจากเบอร์ต่อส่วนตัว (Ext.) เช่น นาย A มีเบอร์ต่อส่วนตัวเป็น 001 เมื่อลูกค้าแฟกซ์เข้ามา และมีการกดเบอร์ต่อ 001 แฟกซ์ฉบับนั้น จะถูกส่งไปที่อีเมล์ของนาย Aโดยตรง ผู้ใช้งานท่านอื่นๆ จะไม่ได้รับแฟกซ์ฉบับนั้น นอกจากนาย A และผู้ดูแลระบบ เพิ่มเติม.. |
4.2 การระบุผู้รับจาก CSID (ย่อมาจาก Calling Station ID): นั้นคือการระบุผู้รับจากชื่อเครื่องของแฟกซ์ของลูกค้า เช่น บริทัษABC เครื่องแฟกซ์ของบริษัท ตั้งชื่อว่า Z มีแต่นาย A ติดต่อและรับแฟกซ์จากเจ้านี้เป็นประจำ และบริษัทก็ส่งแฟกซ์หาแต่นายAเท่านั้น แบบนี้เราสามารถระบุได้เลยว่า ถ้าแฟกซ์มาจากบริษัท ABC ให้เข้าหานาย A ได้เลย
...แต่...ถ้ากรณีบริษัทหรือลูกค้าของเราไม่ได้ตั้งชื่อเครื่องแฟกซ์ล่ะ....เออออยุ่งล่ะสิทีนี้
แบบนี้เราจะใช้การตั้งค่า CSID ไม่ได้ ต้องใช้ CID แทน เพิ่มเติม.. |
4.3 การระบุผู้รับจาก CID (ย่อมาจาก: Caller ID) หรือเรียกอีกอย่างว่า "บริการโชว์เบอร์" ของลูกค้าที่โทรเข้ามา อันนี้เราต้องไปขอเปิดบริการเพิ่มเติมจากผู้ให้บริการโทรศัพท์ที่เราใช้งานยู่ เช่น TOT True เป็นต้น แต่จะมีค่าใช้จ่ายในการเปิดใช้บริการนะครับ
ที่นี้เราก็หมดห่วงเรื่องลูกค้าของเราไม่ตั้งชื่อเครื่องแฟกซ์ เพราะทุกๆเบอร์ที่แฟกซ์เข้ามาจะโชว์เบอร์ ทำให้ระบบสามารถตรวจสอบว่ามาจากเบอร์ไป ทีนี้เราก็สามารถระบุผุ้รับได้แบบไม่พลาด ไม่ว่าจะมีสักกี่บริษัท เพิ่มเติม.. |
| |
|
| การนำไปประยุคใช้งาน.. |
Optionนี้ สามารถที่จะแยกโฟล์เดอร์ตามแต่ละผู้ใช้งานหรือใช่โฟล์เดอร์รวมก็ได้ หรือจะใช้งานทั้งสองส่วนพร้อมกันก็ได้ คือทั้งเก็บในโฟล์เดอร์รวมและที่เครื่องส่วนตัว
...แนะนำ....ตั้งค่าให้เก็บในโฟล์เดอร์รวม เพื่อทำหน้าที่สำรองข้อมูลแฟกซ์ เพราะโดยปกติแล้วผู้ใช้งานจะสะดวกเปิดอ่านแฟกซ์จาก E-mail ของตัวเอง โอกาสที่จะมาเปิดจากโฟล์เดอร์นั้นมีน้อย เปิดก็ต่อเมื่อเผลอลบe-mailของตัวเองแล้วกู้กลับมาไม่ได้ การตั้งค่าFolder รวมให้ไปตั้งเฉพาะในส่วนของadmin เท่านั้นก็พอ เพราะแฟกซ์ทุกๆ ฉบับที่เข้ามา admin จะได้รับอยู่แล้ว การตั้งค่าก็เหมือนด้านบน แต่ไปที่เมนู My Setting >> My Account มองหา Fax2Folder |
| |
